Vuosikello on kellotaulun muotoon tehty vuoden kalenteri, vuosisuunnitelma, jonka avulla yritys, organisaatio tai tiimi voi suunnitella ja aikatauluttaa vuoden tekemiset ja prosessit. Vuosikelloon voi laittaa kaikki (tiedossa olevat) vuoden aikana olevat tehtävät tai tapahtumat, kellon lisäarvo on nimenomaan siinä, että yhdestä kuvasta voi nähdä eri tehtävät ja prosessit sekä miten ne liittyvät toisiinsa.
Vuosikello auttaa systemaattisessa suunnittelussa sekä hahmottamaan, milloin mikäkin tekeminen pitää aloittaa, jotta aikataulut pitävät. Vuosikellon avulla pystyy myös helposti näkemään päällekkäiset tekemiset tai prosessit ja tarvittaessa aikatauluttamaan näitä työkuorman tasaamiseksi.
Mikäli organisaatiossa on käytössä useita eri vuosikelloja, on nämä hyvä koordinoida ja tarkistaa, että kaikkien organisaatioiden ja tiimien “kellot käyvät samaa aikaa” – eli tukevat toisiaan.
Hyödyt:
- Ajanhallinta
- Tekemisten ja prosessien läpinäkyvyys
- Tekemisten ennakointi
- Tekemisten ja prosessien kommunikointi
- Systemaattinen & looginen tekeminen
- Päällekkäisten tekemisten ja työkuormien visualisointi
“Kaikki, minkä voi ennakoida, kannattaa ennakoida, yllätyksiä tulee aina”
Tietyt prosessit ja tekemiset ovat yrityksissä helposti ennakoitavissa, koska niillä on koko yrityksen kattavat aikataulut. Siksi vuosikellon käyttäminen antaa ihmisille mahdollisuuden suunnitella ja ennakoida tekemisensä kellon sisältämien prosessien osalta, mikä taas vapauttaa energiaa ja resursseja, kun yhteiset prosessit, prioriteetit ja aikataulut ovat kaikkien tiedossa.
Mitä vuosikelloon kannattaa laittaa?
Vuosikello on erityisen hyödyllinen, kun siihen otetaan mukaan vuodelle aikataulutettavat päätehtävät ja prosessit eri alueilta – näin voidaan varmistaa, että tekemiset ja niiden aikataulut ovat “synkassa”. Näin ainakin osa tekemisestä saadaan ennakoitua.
Muutamia esimerkkejä toimitusketjun ja talouden alueilta asioista, joita vuosikelloon kannattaa ottaa mukaan:
- Kokoukset
- Hallituksen kokoukset ja mikäli mahdollista, niiden aiheet – ei tule yllätyksiä, mitä materiaaleja pitää milloinkin toimittaa
- Tiimin palaverit, erityisesti kuukausi- / kvartaalipalaverit, joissa jokin erikoisteema
- Näin on helppo tarkistaa, että tiimin asialistalla on ennen hallituksen kokouksia tai budjetoinnin / ennustamisen määräaikoja samat asiat jo etukäteen valmistelussa
- Mitä muita kokouksia tai tapahtumia yrityksellä, organisaatiolla tai tiimillä on – sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa?
- Henkilöstöasiat
- Kehityskeskustelut
- Tavoiteasetanta
- Mitkä ovat yrityksen henkilöstöön liittyvät prosessit, joita organisaation ja tiimin tulee noudattaa?
- Talouden prosessit (operatiivisen tiiminkin kelloon kannattaa talouspuolen prosessit lisätä, nämä kun tuppaavat vaikuttamaan kaikkien tiimien tekemisiin – tai sitten olen vain taustani takia hieman puolueellinen tässä 🙂 )
- Budjetointi ja / tai rullaava ennustaminen
- Tuotekustannuslaskenta (materiaalien, tarvikkeiden hinnat vaikuttavat tähän)
- Koko yrityksen kattavat prosessit
- Strategiaprosessi
- Liiketoimintasuunnitelmien tekeminen
- Tiimin taktiset tekemiset – muutamia esimerkkejä
- Toimittajien hintaneuvottelut (indikaatiot seuraavan vuoden kustannustasosta)
Kun vuosikellosta on tehty ensimmäinen versio, on se hyvä käydä lävitse organisaation tai tiimin kanssa, ja varmistaa, että kaikki ovat samaa mieltä sisällöstä. Tiimistä voi sitten valita “vuosikellovastuullisen”, joka muistuttaa aikataulutetuista prosesseista ja tekemisestä sekä varmistaa, että tiimin kokouksissa käsitellään vuosikellon ajan mukaisia asioita. Tämä vapauttaa tiimin vetäjän “kellokallena” olemisesta 🙂
Vuosikelloakin kannattaa päivittää säännöllisesti, ja tarkistaa ainakin seuraavat asiat:
- Puuttuuko jokin tekeminen / prosessi?
- Onko jokin tekeminen / prosessi turha?
- Onko organisaatiossa ja / tai rooleissa tapahtunut muutoksia, joiden takia aikataulutuksia pitäisi päivittää?
Mikäli vuosikellon yhtä tekemistä / prosessia muuttaa, pitää tarkistaa, miten se vaikuttaa kellon muihin tekemisiin ja mahdollisesti myös muiden organisaatioiden / tiimien vuosikelloihin.
Millä tavalla sinä hyödynnät vuosikelloa?
