Mistä on kyse?
Rooli- ja vastuumatriisi on yksinkertainen, mutta tehokas työkalu roolien ja vastuiden dokumentointiin. Matriisin avulla voidaan varmistaa, että kaikki tietävät omat ja muiden vastuut, sekä mitä tehtäviä millekin roolille kuuluu ja kenen kanssa tehtävät tehdään. Rooli- ja vastuumatriisi on yksinkertaisimmillaan taulukko tai “kartta” tehtävistä ja niihin liittyvistä rooleista, minkä avulla dokumentoidaan, kuka tekee ja mitä, ja kuka on vastaa mistäkin.
Dokumentti on käytännössä kuitenkin “vain” lopputuote, tärkeämpää on käydä yhteisesti lävitse yrityksen, organisaatioiden ja tiimien roolit ja vastuut ja keskustella “harmaiden alueiden” tehtävistä, joille ei mahdollisesti ole selkeää vastuuroolia – rooli- ja vastuumatriisin kanssa matka on todellakin päämäärää tärkeämpi!
Rooli- ja vastuumatriisi on hyvä työkalu käytettäväksi myös eri organisaatioiden välillä, ja se tulisikin operatiivisessa toiminnassa luoda niin sanotusti ylhäältä alaspäin, sillä mikäli matriisi tehdään ainoastaan yhdelle tiimille, on riskinä, että niille tehtäville, jotka eivät kuulu tiimin vastuulle, ei löydy vastuullisia muualta organisaatiosta.
Rooli- ja vastuumatriisi on erittäin hyödyllinen nimenomaan matriisiorganisaatioissa, joissa monesti on melko epäselvää, mikä taho vastaa mistäkin. Niissä tapauksissa, joissa yrityksessä on organisaation kattavia tukitiimejä (henkilöstöhallinto, talous, osto) sekä liiketoiminta-alueita, ovat näiden väliset rajapinnat monesti mielenkiintoisia ja hyvinkin keskustelua herättäviä. Esimerkiksi, mikäli yrityksessä on yhteinen hankintaorganisaatio, mutta yksittäisillä liiketoiminta-alueilla on vastuu tilauksesta-toimitukseen -prosessista, roolien ja vastuiden määritys hyvinkin konkreettisella tasolla – ostotilausten luonti, yhteydet toimittajiin jne. – on tarpeen.
Kun matriisi tehdään hierarkkisesti, mietitään ensin mitkä ovat yrityksen eri organisaatioiden roolit, sen jälkeen mitkä ovat eri tiimien roolit, minkä jälkeen voidaan jatkaa tiimin sisällä olevien yksittäisten roolien parissa – tämä siinä tapauksessa, että rooli- ja vastuumatriisi tehdään koko yritykselle. Kun kyseessä on yksittäinen tiimi, rooleina voivat olla tiimin roolien lisäksi tiimin toimintaan liittyvien tiimien tiimiroolit – esimerkiksi suunnittelutiimi on vastuussa & vastuullinen (R, A) toimittamaan tarpeet hankintatiimille, sen kummemmin suunnittelutiimin yksittäisiä rooleja erittelemättä.
Rooli- ja vastuumatriisi on myös hyödyllinen, kun määritellään prosessien rooleja ja vastuita, projektien suunnittelussa sekä kun toteutetaan organisaatiomuutos tai muutos toimintatavoissa.
Rooli- ja vastuumatriisin (RACI) kirjaimet kuvaat eri roolien vastuita seuraavasti:
- R = Responsible = Vastuullinen, rooli / henkilö, joka on vastuussa tehtävän suorittamisesta
- A = Accountable = Vastaava, päätöksen tekijä, rooli / henkilö, joka vastaa siitä, että tehtävä tulee tehdyksi
- C = Consulted = Konsultoitava, rooli / henkilö, jolta kysytään mielipidettä, neuvoa, apuja tehtävien tekemiseen. 2- suuntainen kommunikointi.
- I = Informed = Tiedotettava, rooli / henkilö, joka pidetään ajan tasalla tehtävistä. 1-suuntainen kommunikointi.
Mihin tarkoituksiin tätä voi käyttää?
Koko yritykselle, osalle yritystä tai organisaatiota, operatiiviselle tiimille, projektitiimille tai prosessille, esimerkiksi:
- Tiimien, tiimin jäsenten työkuorman analysointi
- Toimintatapojen, organisaatioiden ja roolien muutokset
- Uusien henkilöiden perehdytys
- Isommat projektit
Mitä hyötyä tästä on?
Matriisin tekeminen auttaa:
- Lisäämään ja selkeyttämään ymmärrystä rooleista ja vastuista
- Tehostamaan tekemistä ja kommunikaatiota, ja varmistamaan, että oikeat henkilöt ovat oikeaan aikaan mukana tekemisessä
- Nopeuttamaan päätöksentekoa (kun tiedetään kuka päättää & mitä päätöksentekoon tarvitaan)
- Jakamaan tekemiset ja tasaamaan työmäärät sekä purkamaan siilot
Olisiko rooli- ja vastuumatriisin tekemisestä hyötyä teidän yrityksessänne?
- Tietävätkö kaikki, mitä heidän tehtäviinsä kuuluu, ja mitä kuuluu työtoverin tehtäviin?
- Tietävätkö kaikki, kuka tekee päätökset ja millä perusteilla?
- Onko organisaatiotasolla selvää, mikä tekeminen kuuluu minkäkin organisaatio-osan tai tiimin vastuulle?
- Toimiiko päätöksenteko tehokkaasti?
- Kasautuvatko tekemiset samoille henkilöille?
- Ovatko kaikki tehtävät tarpeellisia asiakkaan (ulkoinen / sisäinen) kannalta?
- Jääkö tehtäviä tekemättä tai syytelläänkö muita tekemättömistä töistä?
Tämä kiinnostaa, miten etenen?
Rooli- ja vastuumatriisi kannattaa ehdottomasti tehdä yhteisenä harjoituksena niiden tahojen / henkilöiden kanssa, joita matriisi koskee / tulee koskemaan, mutta kuitenkin siten, että pienemmällä porukalla on tehty “nauruversio” ennen yhteistyöstöä.
On hyvä myös pitää mielessä, että rooli- ja vastuumatriisinkaan osalta ei kannata tavoitella täydellisyyttä, useimmissa tapauksissa 80% kattavuus riittää varmistamaan roolien ja vastuiden selkeyden.
Tässä kohtaa on ihan hyvä pysähtyä hetkeksi, sillä matriisin työstäminen vie kuitenkin aikaa usealta henkilöltä, joten ennen kuin aloitatte, kannattaa miettiä, mihin tarkoitukseen matriisi tehdään ja mitä sillä halutaan saada aikaan:
- Mikä on eri tavalla, kun matriisi on valmis?
- Miten matriisin käyttäminen näkyy organisaatiossa / tiimissä / projektissa?
- Mitä matriisilla halutaan saada aikaan? Mikä vähenee, mikä lisääntyy, mitä uutta matriisi tuo ja mistä matriisin avulla voidaan päästä eroon?
Itse tekeminen voidaan jakaa pienempiin osiin:
1. Tiimin / projektin tehtävien listaaminen: kannattaa kirjata tekemiset konkreettisesti, niistä on helpompi silloin keskustella
-
- Asiakkaallani alustavaan matriisin oli kirjattu tehtävä “kokoukseen osallistuminen” – tämä ei ollut riittävän konkreettinen tekeminen, ja kyseisessä tapauksessa tarvittiin myös jako yksityiskohtaisempiin tehtäviin, joten päädyttiin jakamaan “kokoukseen osallistuminen” neljään eri tehtävään: 1. Kokouksen aikatauluttaminen & kutsun lähettäminen, 2. Kokouksen materiaalin valmisteleminen, 3. Kokouksen johtaminen, 4. Kokouksen päätösten toteuttaminen
2. Roolien listaaminen: itse kannatan matriisin tekemistä nimenomaan rooleihin perustuen, mikäli matriisi tehdään henkilöiden nimien kautta, on riskinä, että matriisia ei mietitä rooliperusteisesti. Aika usein yrityksissä ainakin osa tekemisestä on aikojen saatossa tullut henkilöriippuvaiseksi, jolloin sama rooli ei olekaan samanlainen kaikilla henkilöillä. Rooliperusteinen matriisi mahdollista myös selkeämmin sen, että yhdellä henkilöllä voi olla useampi rooli
3. Matriisin alustava täyttäminen: käydään tehtäväkohtaisesti lävitse, mikä rooli ja millä tavalla mihin tehtävään liittyy. Muutama vinkki:
-
- Yhdellä tehtävällä voi olla ainoastaan yksi vastaava (A) rooli – vastuullisia (R) rooleja voi tehtävillä on useampia, mutta vastaava (A) on taho, joka viime kädessä huolehtii, että homma tulee tehdyksi
- Vastuullisia (R) rooleja voi yhdellä tehtävällä olla muutama, kannattaa kuitenkin huolehtia, ettei niitä ole liikaa – mikäli vastuullisia (R) rooleja kasautuu yhdelle tehtävälle enemmän kuin 3-4, kannattaa miettiä, voisiko tehtävän jakaa useammaksi tehtäväksi, joihin roolit kytkeä
- Konsultoitavien (C) roolien osalta on hyvä pitää mielessä, että mitä useammalta taholta kysytään apua ja neuvoja, sitä enemmän tähän myös menee aikaa
- Informoitavien (I) roolien osalta on varmistettava, että kommunikoidaan riittävästi, mutta myös järkevästi
- Joissakin tapauksissa riittää vallan hyvin, että mietitään vastuulliset (R) ja vastaavat (A) roolit – tämä jo monesti auttaa selkeyttämään tilannetta
4. Matriisin alustava analysointi: kun ensimmäinen versio matriisista on täytetty, kannattaa tarkistaa seuraavat asiat:
-
- Onhan kaikilla tehtävillä vähintään yksi vastuullinen (R) rooli ja yksi, mutta vain yksi, vastaava (A) rooli?
- Ovatko vastuulliset (R) ja vastaavat (A) roolit oikealla tasolla, niin sanotusti tekijä-tasolla, eivätkö vain muodon vuoksi rooleja?
- Vastaavat (A) roolit – yhdistyyhän näissä rooleissa sekä vastuu että valta?
- Kuten jo edellä mainittu, mikäli yhdellä tehtävällä on useita vastuullisia (R) rooleja, kannattaa miettiä, voiko tehtävän pilkkoa useammaksi tehtäväksi, joille roolit kohdistaa – tämä selkeyttää tekemistä ja auttaa tekemisen hallinnassa.
- Yhdellä roolilla on useita vastuutehtäviä (R) – millä tavalla tekemistä voi jakaa muille rooleille? Mikäli yhdellä roolilla on useita vastuullisia (R) tehtäviä, pitää tarkistaa, ettei tämä rooli ole ylikuormitettu ja roolin omaavilla henkilöillä on mahdollisuus olla mukana monessa eri tekemisessä.
- Yhdellä roolilla on useita vastattavia (A) tehtäviä – millä tavalla tekemistä voi jakaa muille rooleille? Mikäli yhdellä roolilla on useita vastattavia (A) tehtäviä, on hyvä varmistaa, että kyseisellä roolilla ei ole liian hallitseva päätösvalta ja että kyseinen rooli ei muodostu pullonkaulaksi tehtävien edistämisessä.
- Ovatko kaikki roolit kytköksissä jollain tavalla ainakin yhteen tehtävään? Mikäli rooli ei liity mihinkään tehtävään, sitä ei kannata matriisissa pitää mukana.
- Rooli, joka mukana kaikissa tehtävissä – pitääkö yhden roolin olla mukana kaikessa?
5. Matriisin validointi laajemmalla porukalla: “nauruversio” matriisista on hyvä käydä lävitse matriisiin liittyvien henkilöiden kanssa. Tähän kannattaa varata aikaa ja muistaa, että matriisin työstön synnyttämä keskustelu on hyödyllisempää kuin itse matriisin täydellinen valmistuminen:
-
- Mitä ajatuksia matriisi herättää? (Kannattaa heti alkuun antaa kaikkien mukana olijoiden kertoa muutamalla sanalla ensimmäiset reaktionsa ja ajatuksensa matriisin “nauruversiosta”)
- Mitä tehtäviä ja / tai rooleja matriisissa pitäisi vielä olla?
- Mitkä tehtävät ja / tai roolit voisi jättää matriisista pois?
- Mitkä tehtävät eivät ole asiakkaan kannalta hyödyllisiä (asiakas voi olla sisäinen tai ulkoinen asiakas)
- Mitkä tehtävät ovat epäselviä, tai eivät ole riittävän konkreettisia? Miten tehtävien kuvauksia tulee tarkentaa?
- Mitkä vastuista eivät toteudu tällä hetkellä?
- Mitä tarvitaan, jotta toteutuminen voidaan varmistaa?
- Miten matriisia voisi vielä selkeyttää?
6. Matriisin kommunikointi: Kun matriisi on käyty lävitse ja kun se on saanut hyväksynnän osallistuvilta tahoilta, kommunikoidaan matriisin sanoma järkevällä tavalla – joissakin tapauksissa sähköpostiviesti voi riittää, toisissa tapauksissa voi olla parempi, että matriisin läpikäyntiin järjestetään esimerkiksi virtuaalinen tilaisuus. Näin saadaan mahdolliset lisäkommentit myös muilta tahoilta.
7. Matriisin käyttöönotto, seuranta & päivittäminen: Koska harvassa yrityksessä toimitaan hyvin pitkiä aikoja samalla tavalla, tulee uusia tehtäviä ja uusia rooleja otetaan käyttöön, kannattaa matriisin ajankohtaisuus varmistaa säännöllisillä läpikäynneillä – riippuen organisaatiosta, tämä voi tapahtua muutaman kerran vuodessa tai muutaman vuoden välein
-
- Miten säännöllisen läpikäynnin ja matriisin hyödyntämisen voi varmistaa?
Miten rooli- ja vastuumatriisi liittyy muihin työkaluihin ja menetelmiin?
- Sidosryhmäanalyysi – analyysi sidosryhmistä, eli tahoista, jotka liittyvät tiimin tai projektin toimintaan. Mikäli tehdään tiimin tai projektin rooli- ja vastuumatriisi, jonka tehtävistä osa kuuluu tiimin tai projektin ulkopuoliselle taholle, sivutaan sidosryhmäanalyysia ainakin siinä mielessä, että selvitetään, mitkä ulkopuoliset tahot liittyvät tiimin tai projektin tekemiseen
- Tavoite – mikä on tiimin tai projektin tavoite – rooli- ja vastuumatriisin tehtävät kannattaa määritellä siten, että ne varmasti auttavat tavoitteen saavuttamisessa
- Tiimin ja tiimiläisten roolikuvaukset – ja tehtävien selkeyttäminen – rooli- ja vastuumatriisin työstäminen on haastavaa, mikäli tiimin perustehtävää ja eri roolien kuvauksia ei ole mietitty
- Arvon tuottaminen ja tekemisten selkeyttäminen – rooli- ja vastuumatriisin työstön yhteydessä kannattaa pohtia, ovatko kaikki tekemiset organisaation, tiimin tai projektin asiakkaan kannalta oleellisia
- Prosessikuvaukset – monesti rooli- ja vastuumatriisi tehdään jollekin prosessille, tai sitten matriisia voidaan hyödyntää prosessikuvauksia tehdessä
Tarvitsetko apuja yrityksesi, tiimisi tai projektisi roolien ja vastuiden määrittämiseen ja dokumentointiin? Ota yhteyttä, suunnitellaan yhdessä tehokas tapa, joka sopii tarpeisiisi!
