Mikä
Sidosryhmä = joukko henkilöitä, tai henkilö, joihin projekti tai tiimin työ vaikuttaa positiivisesti tai negatiivisesti. Katso myös tämä artikkeli.
Sidosryhmäanalyysi = työkalu sidosryhmien tunnistamiseen ja priorisointiin sekä sidosryhmien tarpeiden ja motivaatiotekijöiden ymmärtämiseen.
Monesti sidosryhmäanalyysi on esillä projektien suunnittelun ja hallinnan yhteydessä, mutta suosittelen analyysin tekemistä myös operatiivisten tiimien kanssa. Voit myös tehdä harjoituksen oman henkilökohtaisen roolisi kautta – tämä tulee itse asiassa monesti tehtyä tiedostamatta, kun aloittaa uudessa roolissa tai uudessa yrityksessä.
Miksi
Sidosryhmiä on erilaisia, joillakin ryhmillä on enemmän vaikutusvaltaa projektin tai tiimin työskentelyyn, toisilla taas on projektin / tiimin työskentelyn kannalta hyödyllistä osaamista ja tietoa. Osalle sidosryhmistä on tärkeää tietää, miten projekti tai tiimin työ edistyy, sillä heidän oma työnsä saattaa olla riippuvainen työnne valmistumisesta. Sidosryhmillä on siis erilaisia tarpeita, joten on tärkeää selvittää, millä tavalla mikäkin sidosryhmä on mukana projektissa / tiimin työssä.
Sidosryhmäanalyysin, kuten rooli- ja vastuumatriisinkin, suurin hyöty on kuitenkin itse analyysin tekeminen, ja nimenomaan sen tekeminen yhdessä projekti- tai operatiivisen tiimin kanssa. Analyysi “pakottaa” miettimään, mitkä tahot ja ketkä henkilöt ovat kiinnostuneita projektin tai tiimin työstä ja tuotoksista ja millä tavalla nämä tahot & henkilöt voivat vaikuttaa tekemiseen – joko hyvässä tai pahassa.
Analyysin avulla voit varmistaa että:
- Sidosryhmien ymmärrys ja tietotaito hyödynnetään heti projektin alkuvaiheesta saakka
- Saat tarvittavan tuen sidosryhmiltä resurssien (henkilöt, aika, raha) käyttöön
- Kommunikoit oikealla tavalla eri tahojen kanssa, sidosryhmäsi tietävät mitä on tekeillä ja mitä hyötyä siitä on heille
- Pystyt ennakoimaan sidosryhmien reaktioita ja suunnittelemaan toimenpiteitä, joiden avulla säilytät hyvän yhteyden sidosryhmiin kaikissa tilanteissa, kun tiedät, mitä ovat sidosryhmiesi tavoitteet ja tahtotilat
Miten
Tämä harjoitus on tärkeä tehdä yhdessä koko tiimin kanssa. Tämä sen vuoksi, että yhteisen ymmärryksen aikaansaaminen sekä keskustelut siitä, millä tavalla eri sidosryhmät ja sidosryhmäläiset ovat projektille / tiimille tärkeitä ja miten projekti / tiimin työ vaikuttaa eri sidosryhmiin ovat tärkeämpiä kuin se, että sidosryhmät on taulukoitu ja kiinnitetty nelikenttään.
Eli mieluummin suunnilleen oikein kuin täsmälleen väärin 🙂
Joten varaa riittävästi aikaa tämän työstöön, ja mikäli mahdollista, palastele harjoituksen teko useammalle eri päivälle, jolloin ajatukset saavat “muhia” välillä.
Analyysin vaiheet ovat:
1. Selvittäkää, ketkä ovat sidosryhmiänne / sidosryhmäläisiänne (organisaation osia, tiimejä tai yksittäisiä henkilöitä)
Sidosryhmä voi sinällään olla organisaation osa, mutta on tärkeää keskittyä analyysissa yksittäisiin henkilöihin, sillä tiimin sisällä henkilöillä voi olla erilainen vaikutusvalta ja toisaalta saman roolin omaavilla henkilöillä voi olla erilaiset tarpeet ja motivaatiotekijät.
Kysymyksiä pohdittavaksi tässä vaiheessa:
- Keihin projekti / tiimin työ vaikuttaa?
- Ketkä ovat vastuullisia tai vastuussa projektista / tiimin työstä?
- Ketkä voivat tehdä päätöksiä, jotka vaikuttavat projektiin / tiimiin? Kenellä valta estää / auttaa projektia / tiimiä?
- Ketkä voivat vaikuttaa (positiivisesti tai negatiivisesti) projektiin / tiimiin?
- Ketkä ovat kiinnostuneita, miten projekti edistyy / tiimi suoriutuu?
2. Luokitelkaa sidosryhmänne
Kun lista sidosryhmistänne on tehty, käykää lävitse seuraavat asiat eri sidosryhmien osalta:
- Miksi kyseinen henkilö / organisaation osa on tärkeä projektille / tiimille?
- Kuinka suuri vaikutusvalta kyseisellä taholla on – matala (1) / korkea (2)?
- Mikä on kyseisen tahon kiinnostuksen taso projektiin / tiimin työhön – matala (1) / korkea (2)?
Lisätkää sidosryhmät / sidosryhmäläiset vaikutusvalta – kiinnostus -nelikenttään sen perusteella kuinka suuri vaikutusvalta (1-2) heillä on projektin / tiimin työskentelyyn ja tuotoksiin sekä kuinka kiinnostuneita (1-2) he ovat projektista / tiimin työstä.
Tällä tavalla saatte jaettua sidosryhmät seuraaviin pääyhteydenpitoryhmiin:
- ”Pidä lähellä” – näillä tahoilla on vaikutusvaltaa ja he ovat kiinnostuneita projektista / tiimin työstä, ja heihin pitää olla yhteydessä tiiviisti ja heitä tulee konsultoida säännöllisesti
- ”Pidä tyytyväisenä” – näillä tahoilla on vaikutusvaltaa, mutta he eivät välttämättä ole niin kiinnostuneita projektista / tiimin työstä. Heihin tulee olla yhteydessä ja heitä tulee konsultoida niiden asioiden osalta, jotka osuvat heidän kiinnostusalueilleen
- ”Pidä tietoisena” – nämä tahot ovat kiinnostuneita projektista / tiimin työstä, mutta heillä ei välttämättä ole paljon vaikutusvaltaa (projektiin / tiimin työhön). Heidät tulee pitää tietoisena projektista / tiimin työstä, ja heitä kannattaa myös konsultoida niiden asioiden osalta, jotka kuuluvat heidän kiinnostusalueilleen
- ”Pidä silmällä” – nämä tahot ovat sidosryhmistä vähiten kiinnostuneita projektista / tiimin työstä, eikä heillä ole projektiin / tiimin työhön vaikutusvaltaa, mutta heidät tulee kuitenkin pitää ajan tasalla siitä, mitä tapahtuu
Vaikutusvalta – kiinnostus on yksi nelikenttämalli (“Mendelowin matriisin” mallin mukainen), muita ovat esimerkiksi sidosryhmän tärkeys ja sidosryhmän mahdollisuus tukea projektia / tiimiä.
3. Selvittäkää sidosryhmien tarpeet
- Selvittäkää, miten sidosryhmät suhtautuvat projektiin / tiimiin ja miettikää, millä tavalla toimitte ja kommunikoitte eri sidosryhmien kanssa
- Kysymyksiä pohdittavaksi (vinkki – nämä kysymykset voi kysyä suoraan kyseisiltä henkilöiltä):
- Mikä projektin tai tiimin työssä kiinnostaa kyseistä henkilöä / sidosryhmää?
- Mitä kyseinen taho odottaa projektilta / tiimiltä?
- Mitä kyseinen henkilö / organisaation osa tietää tällä hetkellä projektista / tiimin toiminnasta?
- Mikä on heidän tämän hetkinen mielipiteensä työstänne? Perustuuko se oikeaan tietoon?
- Mistä asioista kyseinen taho on huolestunut / epäileväinen (projektin /tiimin suhteen)?
- Millä tavalla kyseinen taho voi auttaa projektia / tiimiä?
- Millä tavalla kyseinen taho voi haitata projektin / tiimin toimintaa?
- Jos he eivät suhtaudu positiivisesti projektin / tiimin työhön, mitä voitte tehdä sen muuttamiseksi?
- Jos ette voi vaikuttaa heidän (negatiiviseen) mielipiteeseensä, miten voitte hallita erimielisyyksiä?
- Millä tavalla kyseinen taho voi osallistua projektiin / tiimin työhön?
- Millä tavalla haluatte, että kyseinen taho osallistuu ja / tai vaikuttaa projektiin / tiimin työhön?
- Mitä tietoa he haluavat ja mikä on paras tapa kommunikoida heidän kanssaan?
- Kuka vaikuttaa sidosryhmienne mielipiteisiin ja heidän mielipiteeseen teistä? Voivatko nämä tahot olla omia sidosryhmiään suoraan teille?
- Valitkaa kysymyksistä tärkeimmät, ja kirjatkaa ne sidosryhmälistaan / -taulukkoon (tämä auttaa teitä päivittämään ja tarkistamaan analyysia jatkossa, kun olette dokumentoineet tärkeimmät ”ajurit” analyysille)
- Voitte lisätä vaikutusvalta – kiinnostus -matriisiin sidosryhmäläisten nimien lisäksi värikoodit – esimerkiksi vihreällä ne henkilöt, jotka tukevat projektia / tiimin työtä, punaisella ne henkilöt, jotka vastustavat projektin / tiimin työtä tai joilla on vahva negatiivinen mielipide ja sinisellä ne henkilöt, joilla on neutraali asenne projektiin / tiimin työhön
4. Kommunikoikaa sidosryhmien kanssa
Jotta analyysi ei jäisi pelkäksi ”pöytälaatikkoharjoitukseksi”, hyödyntäkää keräämäänne tietoa ja ymmärrystä ja varmistakaa, että olette eri tahoihin yhteydessä suunnitelmallisesti ja riittävän usein.
Voitte täydentää sidosryhmätaulukkoa seuraavilla tiedoilla:
- Mikä on pääviesti kullekin taholle? Mitä haluamme viestiä kyseiselle taholle?
- Mitä haluamme kyseiseltä taholta?
- Millä tavalla kommunikointi ja yhteyden pito toteutetaan? (Kahdenkeskiset keskustelut, sähköpostitiedotteet jne.)
- Kuka (tiimistä) toimii kunkin tahon yhteyshenkilönä?
- Missä vaiheessa ja kuinka usein kunkin tahon kanssa ollaan yhteydessä?
5. Päivittäkää & ylläpitäkää sidosryhmäanalyysiä
Pidemmissä projekteissa sekä operatiivisen tiimin toiminnassa on hyvä pitää kerran tehtyä analyysia ajan tasalla. Voitte nimetä tiimistä ”sidosryhmävastaavan”, joka vastaa siitä, että analyysi tulee käytyä lävitse ja päivitettyä esimerkiksi kerran vuodessa ja suurempien organisaatio- ja / tai toimintamallien muutosten yhteydessä.
- Päättäkää, kuinka usein analyysi tarkistetaan & päivitetään
- Päivityksen yhteydessä tarkistakaa:
- Onko tullut uusia sidosryhmiä / henkilöitä, jotka ovat projektista / tiimin työstä kiinnostuneita?
- Onko käyttämänne matriisin dimensioiden osalta (esimerkiksi vaikutusvalta – kiinnostus) tapahtunut muutoksia?
- Mikä on sidosryhmien tämän hetkinen ymmärryksen taso projektista / tiimin toiminnasta?
Siitä sitten vain analyysia tekemään 🙂 Haluan toistaa itseäni, ja muistuttaa vielä, että tämän harjoituksen suurin hyöty on sen tekeminen yhdessä tiimin kanssa, sekä riittävän ajan varaaminen analyysin teon yhteydessä syntyviin – toivottavasti hyvin mielenkiintoisiin ja uusia ajatuksia tuoviin – keskusteluihin.
Tätäkin työkalua, kuten montaa muuta vastaavaa, kannattaa hyödyntää kollektiivisen ajattelun pohjana – työkalun käyttö ei ole itseisarvo, vaan sen käytöstä syntyvät uudet ajatukset ja pohdinnat 🙂
