Projektin laajuuden hallinta Projektipäällikön tarkistuslista

Projektin laajuuden hallinta – Projektipäällikön tarkistuslista

Suunnitteluvaihe – tarkista nämä

• Projektin tavoitteet: onko määritetty ja dokumentoitu, mitä halutaan saavuttaa sekä miten onnistuminen mitataan
• Toiminnallisuudet: onko määritetty, dokumentoitu ja priorisoitu (välttämättömät ja ei niin välttämättömät ominaisuudet)
• Scope: onko määritetty ja dokumentoitu, mitä kuuluu ja mitä ei kuulu
• Aika – raha – scope – rajoitteet: onko sovittu mikä joustaa ja mikä ei
• Kommunikointi:
  • Onko tavoitteet ja toiminnallisuudet käyty lävitse sidosryhmien kanssa, ja varmistettu, että kaikilla on sama käsitys niistä
  • Onko varmistettu, että että ydintiimi, johtoryhmä ja projektin asiakkaat ymmärtävät ja hyväksyvät scopen

Toteutusvaihe – seuraa, priorisoi, eskaloi, kommunikoi

• Seuranta

  • Seurataan aktiivisesti, mitä on saatu aikaiseksi vs. käytetty aika ja budjetti (aika – raha – scope – rajoitteet)
  • Koitetaan huomata mahdolliset pienet lisätekemiset, jotka “vain ilmaantuvat” ja jotka saattavat johtaa scopen hallitsemattomaan laajenemiseen (“jos nyt tehdään kuitenkin vielä tämä”)
  • Huomioidaan toistuvat kysymykset toiminnallisuuksista ja / tai prioriteeteista (mahdollinen scopen väärinymmärrys)

• Priorisointi

  • Priorisoidaan jatkuvasti, mikä on kriittistä, mikä voi odottaa (vs. aika – raha – scope – rajoitteet)
  • Arvioidaan säännöllisesti, onko esille tullut tärkeämpiä tekemisiä kuin alun perin määritetyt välttämättömät prioriteetit, ja tarvittaessa arvioidaan prioriteetit uudelleen

• Eskalointi

  • Eskaloidaan ajoissa, mikäli aikataulu tai budjetti uhkaa ylittyä tai suunniteltua scopea ei saada katettua

• Kommunikointi

  • Tarkistetaan projektin scope ja prioriteetit säännöllisesti projektitiimin kanssa
  • Muistutetaan projektitiimiä ja johtoryhmää projektin scopesta ja prioriteeteista säännöllisesti
  • Pidetään johtoryhmä ajan tasalla etenemisestä ja mahdollisista riskistä
  • Keskustellaan havaituista lisätekemisistä, ja varmistetaan niiden priorisointi vs. alkuperäinen scope (projektitiimin ja tarvittaessa ohjausryhmän kanssa)

• Parkkipaikka

  • Luodaan “parkkipaikka” / backlog asioille, joita voidaan mahdollisesti tehdä myöhemmin

Muutosten hallinta

• Varmistetaan, että uusi toiminnallisuus todella tarvitaan
• Arvioidaan vaikutukset: aika, budjetti, resurssit
• Tarvittaessa päätetään, mitä jätetään tekemättä tai mitä priorisoidaan uudelleen
• Käytetään muutospyyntöprosessia, jos sellainen on käytössä (ja jos ei, dokumentoidaan miksi muutos tehdään, sen vaikutukset, kuka päätti jne.)
• Hyväksytetään muutos projektiryhmällä, projektin omistajalla ja projektin johtoryhmällä
• Dokumentoidaan kaikki muutokset ja niiden vaikutukset, sekä kommunikoidaan ne projektiorganisaatiolle sekä muille avainhenkilöille selkeästi (miksi muutos tehdään, mitä muutos tarkoittaa, kuka päätti / kuka muutoksen tekee, milloin muutos tehdään, kuinka muutos vaikuttaa muuhun projektiin)

Katso myös:

Scope creep projekteissa

Projektin laajuuden hallinta – Projektipäällikön tarkistuslista