Erilaiset suunnittelun tasot
Toiminnan suunnittelu erilaisiin käyttötarkoituksiin vaatii eri tason suunnitelmia, riippuen sidosryhmien tarpeista. Monesti liiketoiminnan suunnittelun tasoja kuvattaessa puhutaan strategisen, taktisen ja operatiivisen tason suunnitelmista. Tässä artikkelissa haluan kuitenkin käydä lävitse suunnittelun tasoja tekemisten kautta – tätä tasomallia voi soveltaa myös noille kolmelle aiemmin mainitulle liiketoiminnan suunnittelun tasolle.
“GAP” -analyysi
Kun halutaan pisteestä tai paikasta A pisteeseen tai paikkaan B, on hyvä käydä lävitse, mikä on lähtötilanne ja mikä on tavoitetilanne. Näin päästään analysoimaan, minkä pitäisi muuttua, oli kyse sitten operatiivisen toiminnan seuraavasta kvartaalista tai prosessikehityshankkeesta. “Kuiluanalyysiin” on hyvä sisällyttää myös kysymykset:
– Mikä on eri tavalla toiminnan, hankkeen jälkeen?
– Miten voidaan nähdä, että toiminta, hanke on ollut onnistunut?
– Mihin sidosryhmiin tämä toiminta, hanke vaikuttaa?
– Ketkä / mitkä sidosryhmät ovat olennaisia?
– Mitkä ovat tärkeimpiä tekemisiä?
– Mitä paikasta A paikkaan B pääsemiseksi tarvitaan?
– Miten toteutumista seurataan?
– Miten & kenelle kommunikoidaan?
Gap-analyysin avulla saadaan myös sisältöä toiminnan / hankkeen tarkoituksen kuvaamiseen, eli miksi ollaan menossa paikasta A paikkaan B.
Ylätason suunnitelma
Nyt päästään sitten kiinni itse suunnitteluun, eli laitetaan isoimmat “palikat” paikoilleen. Tämä voi olla kuukausi- tai kvartaalitason näkymä, jonka avulla voidaan esitellä suunnitelman kokonaiskuva. Projektisuunnittelussa nämä “pääpalikat” ovat yleensä:
– Esisuunnittelu
– Suunnittelu
– Toteutus
– Testaus & koulutus
– Käyttöönotto
– Lopetus
Operatiivisessa toiminnassa ylätason suunnitelman kuvaamiseen toimii hyvin myös vuosikello.
Ylätason suunnitelmassa hahmotetaan hankkeen aloitus- ja lopetusajankohdat, sekä “pääpalikoiden” kestot.
Kun ylätason suunnitelma on laadittu, on hyvä palata GAP-analyysiin, ja erityisesti kohtaan, mihin sidosryhmiin toiminta tai hanke vaikuttaa, ja tarkastella suunnitelman toimivuutta esimerkiksi resurssien tai kustannusten suhteen.
Välietapit
Toiminnan suunnittelu erilaisiin käyttötarkoituksiin kattaa seuraavalla tasolla välietapit, eli kokonaiskuvan isommat “palikat” pilkotaan välietapeiksi & -vaiheiksi, joille määritellään:
– Välietapin kuvaus / otsikko
– Mitä tehdään
– Kuka / mikä sidosryhmä on vastuussa välietapin saavuttamisesta
– Mikä on tuotos (miten todennetaan, että on tehty)
– Milloin tekeminen aloitetaan ja mihin mennessä välietappi tulee saavuttaa, jotta kokonaisaikataulussa pysytään
Välietapit edustavat ylätason suunnitelmaa tarkempaa tasoa, jonka avulla operatiivisten sidosryhmien kanssa voidaan käydä lävitse tekemisen / hankkeen kulkua, ja jonka avulla voidaan seurata kokonaisaikataulun toteutumista.
Välietappien suunnittelussa voidaan käyttää Gantt-kaaviota, tai sen muunnelmia osoittamaan riippuvuuksia ja tekemisten päällekkäisyyksiä. Välietappien suunnittelu soveltuu myös agile-maailmaan, jossa ne edustavat sprinttejä.
Tekemiset / tehtävälista
Välietappien ja -vaiheiden suunnittelun jälkeen seuraava tekemisen taso onkin tekemiset / tehtävälistat välietappien saavuttamiseksi. Tekemisissäkin voi olla riippuvaisuuksia ja päällekkäisyyksiä, joten tehtävälistaankin on hyvä ottaa mukaan aikaulottuvuus.
Tehtävälista sisältää samoja elementtejä kuin välietappien suunnittelu:
– Tekemisen nimi
– Tarkempi kuvaus (jos tarpeen)
– Mihin välietappiin / -vaiheeseen liittyy
– Prioriteetti (jos tarpeen)
– Riippuvuus muista tekemisistä
– Vastuuhenkilö
– Aikataulu
Lopuksi
Toiminnan suunnittelussa eri tasojen kautta kannattaa ottaa huomioon muutamia erilaisia näkökulmia, näistä tärkeimmät ovat:
– Aika – koko hommaan käytettävissä oleva aika & hommaan osallistuvien henkilöiden käytettävissä oleva aika
– Raha
– Halutut tuotokset / tarvittavat tekemiset kussakin vaiheessa
Näin tehdessä, saatetaan huomata, että jollakin tasolla palikat eivät osu yksiin, vaan sisältöjä pitää viilailla – esimerkiksi epäjatkuvuuskohtien tai resurssivajeiden osalta. On siis hyvä valmistautua tekemään iteraatiokierroksia, myös yhdessä sidosryhmien kanssa.
Ja ihan lopuksi muistaa, että hyväkin suunnitelma on vain suunnitelma, eli ainakin ajatustasolla on hyvä miettiä myös suunnitelma B:tä – tai jopa suunnitelma C:tä, koska aina kaikki hommat eivät mene niinkuin on suunniteltu 🙂
