Priorisoinnin työkaluja

Kuten 8 näkokulmaa priorisoinnista – artikkelissa kirjoitin, priorisointityökaluja etsiessä hakukoneet yleensä löytävät linkkejä Eisenhowerin matriisiin – nelikenttämalliin, jossa tekemiset jaotellaan niiden kiireyden ja tärkeyden perusteella. Priorisoinnin työkaluja on kuitenkin olemassa kosolti muitakin, tässä Eisenhowerin matriisin lisäksi 7 muuta esiteltynä 🙂

 

“Not-to-do” -lista

Sopii tiimeille sekä yksilöille, jopa ihan henkilökohtaiseen elämään. Kuten Elizabeth Grace Saunders kirjoittaa artikkelissaan (5 lies youve been told about time management), useimmiten ei ole mahdollista tehdä & hallita kaikkea. Siispä: “Not-to-do” -lista. Projektin hallinnassa tätä kutsutaan myös “Out-of-scope” listaksi, eli määritellään, mitä projektissa ei tehdä. Tätä voi hyödyntää hyvin myös tiimin tai yksittäisen henkilön tekemisiä arvioidessa – mitkä tekemiset ovat sellaisia, että:

– Niitä ei tarvitse tehdä ollenkaan / juuri nyt / seuraavan kuukauden aikana / seuraavaan puolen vuoden aikana

– Tässä on hyvä selvittää esimerkiksi sidosryhmien kanssa, onko tietyillä tekemisillä (enää) arvoa

– Ne kuuluvat jollekin muulle tiimille tai henkilölle, tämän tiimin / henkilön ei tarvitse niitä tehdä

– Tämän kanssa auttaa, mikäli tiimin / henkilön roolit & vastuut on määritetty selkeästi. Ja toki kannattaa huolehtia, että tekemisen vastuu siirtyy oikeasti muualle, eikä vain tiputtaa jotain tekemistä pois sen vuoksi, että “se ei kuulu meille” 😉

Monesti työroolit, tiimien roolit sisältävät tekemisiä, jotka tehdään, “koska ne on aina tehty”, eikä mietitä, onko niiden tekemisestä hyötyä tai arvoa, itselle tai muille. Entinen kollegani kertoi tarinaa, jossa pörssiyhtiössä tehtiin talouden kuukausiraportti kirjamuotoon, mikä oli varsin työlästä, eikä ollut täyttä varmuutta, lukeeko pumaskaa kukaan koskaan. Raportin tekijät lisäsivät sitten muutaman kuukauden ajan sarjakuvia talouslukujen ja -selvitysten joukkoon. Kukaan ei kommentoinut niistä mitään..

 

Ajallinen priorisointi

Tätä käytän itse paljon omien tekemisteni osalta, sekä suuremmassa (kuukausi-, kvartaali- ja vuositasolla) sekä pienemmässä (päivä- & viikkotaso) mittakaavassa. Eli mietin päivittäin, mitkä tekemiset vaativat huomiota nyt heti, tänään, ja mitkä voi jättää huomiseen, ensi viikkoon, seuraavaan kuukauteen tai pidemmälle. Projektien kanssa tämä toimii varsin mainiosti, sillä projekteissa on (yleensä) selkeät vaiheet, joilla omat prioriteettinsa.

 

Ajallinen priorisointi on kuitenkin erittäin hyödyllistä myös operatiivisessa työssä, ja koko tiimin kannalta. Yleensä tiimin vetäjällä on laajempi ymmärrys koko organisaation, yrityksen hankkeista ja prioriteeteista, minkä avulla tekemisiä voidaan jaksottaa. Erityisesti matriisiorganisaatiossa on tärkeää pystyä erottamaan, mitkä tekemiset vaativat huomiota “nyt ja heti”, ja mitkä tekemiset voi ajoittaa myöhempään ajankohtaan. Tämäkään toki ei toimi, mikäli tekemistä on yksinkertaisesti vain liikaa..

 

Ylätason prioriteetit

Usein – ainakin itsellä – tekemisiä tuntuu olevan paljon kaikenlaisia yksittäisiä, eikä kokonaisuutta oikein hahmota. Siksipä on hyvä joskus pysähtyä, ja “laatikoida” tekemisiä isompiin kokonaisuuksiin, ja tarkastella, miten nämä isommat kokonaisuudet priorisoituvat toisiinsa nähden. Näin saa, esimerkiksi tiimille, yleisen ohjenuoran tekemisten priorisointiin, minkä kautta tarkastella pöydällä olevia & pöydälle tulevia tekemisiä.

 

Talouden puolelta “helppona” esimerkkinä tällaisesta on kuun vaihteen tekemisten priorisointi muiden tekemisten edelle, projektien maailmassa huolehtia siitä, että suurin osa ajasta menee niihin tekemisiin, jotka varmistavat siirtymisen seuraavaan vaiheeseen aikataulussa.

 

“Eisenhowerin matriisi”

Tässä nelikenttämallissa tekemiset luokitellaan sen mukaan, kuinka tärkeitä, ja toisaalta, kuinka kiireellisiä ne ovat. Luokittelun avulla voi sitten tuumiskella, josko ne tekemiset tai asiat, jotka eivät ole tärkeitä, mutta ovat kiireellisiä, voisi joku muu tehdä. Tästä työn ulkopuolisessa elämässä esimerkkinä toimii kaupassa käynti, jonka monet ovatkin ulkoistaneet keräilyn ja kotiinkuljetuksen osalta. Voi myös miettiä, miten varata aikaa niille tekemisille, jotka ovat tärkeitä, mutta eivät kiireellisiä – sekä ovatko ne tekemiset, jotka eivät ole tärkeitä, eivätkä kiireellisiä, tosiaan pakko tehdä?

 

Tämänkin työkalun käyttäminen vaatii sitä pysähtymistä ja kriittisiä ajattelua, koska usein meillä on uskomuksia, ajatuksia siitä, mitkä kaikkia asiat ovat tärkeitä ja / tai kiireellisiä, ja paahdamme niiden kanssa eteenpäin, pysähtymättä miettimään, mitä tekemisistä koituu meille ja / tai muille, ovatko ne hyödyllisiä vai eivät, ja pitääkö juuri meidän tehdä ne kaikki.

 

Tuotos vs. panos

Tuotos vs. panos -mittaria käytetään erityisesti logistiikassa ja tuotannossa mittaamaan tehokkuutta, mutta sitä voi käyttää myös ajattelun apuna priorisoinnissa. Niin sanotut “low hanging fruits” ovat niitä tekemisiä, joiden avulla saadaan nopeasti ja / tai helposti tulosta aikaan pienemmällä panoksella.

 

Esimerkiksi tietojärjestelmäprojekteissa voi tuotos vs panos – ajattelun avulla käydä lävitse, mitä tekemisiä kannattaa projektiin ottaa mukaan. Mikäli halutun toiminnallisuuden tuottaminen vaatii paljon aikaa ja energiaa, mutta hyödyntää vain harvoja, ei sitä välttämättä kannata tehdä.

 

Tuotos vs. panos -ajattelun voi yhdistää myös ajalliseen priorisointiin, jolloin tulosta tuovat, helpommin tehtävissä olevat tekemiset tehdään ensin alta pois, ja vasta sitten keskitytään monimutkaisempiin tekemisiin.

 

80/20 -sääntö

80/20 -sääntö on samankaltainen tuotos vs. panos -ajattelun kanssa; monessa tapauksessa tahdottu lopputulos saadaan aikaan pienemmällä panostuksella. Valitessamme järkevästi ne asiat, joihin keskitymme, saamme 80% tuotoksesta aikaan 20% panostuksella. Tämä panostus voi olla aikaa, rahaa tai tekemiselle asetettua tasoa.

 

80/20 -sääntöä voi soveltaa, kun tiedetään tavoitteet, ja mietitään, mitä tekemisiä tarvitaan tavoitteiden saavuttamiseksi. Yksinkertaisimmillaan tämä voi olla sitä, että mietitään, mikä on riittävä materiaali esimerkiksi projektin suunnittelua varten käytävään keskusteluun. Koska tavoitteena on keskustella tulevan projektin sisällöstä, materiaalin ei tarvitse olla loppuun saakka hiottu hienoine kuvineen ja graafeineen, kunhan siinä on mukana oleelliset asiat keskustelun aikaansaamiseksi.

 

Prioriteetit eri ajanjaksoille

Päivässä, viikossa, kuukaudessa tai jopa vuodessa on tietty määrä aikaa – ja energiaa – tehdä asioita, siksipä ajallisen priorisoinnin ja ylätason prioriteettien lisäksi on hyvä tarkastella mitä asioita ja tekemisiä pitää priorisoida päivä-, viikko-, kuukausi- ja jopa vuositasolla.

 

Vuosikellon avulla saadaan aikaan operatiivisen toiminnan keskittymisalueet kvartaaleille tai kuukausille, projekteissa ylemmän tason projektisuunnitelma antaa ajalliset prioriteetit eri vaiheille – näiden kautta voidaan johtaa viikko- ja päivätason prioriteetit, joita seurata.

 

Kun eri ajanjaksojen prioriteetit tehdään näkyväksi, on niiden järkevyyttä – ja tarpeellisuutta helpompi arvioida, ja tarvittaessa kyseenalaistaa. Eri ajanjaksojen prioriteetit voivat myös muuttua, eli niitä on tarpeellista tarkastella säännöllisesti.

 

Kysy sidosryhmiltä

Mikäli on tarpeen priorisoida tekemisiä, jotka vaikuttavat sidosryhmiin, voi priorisoinnin ohjenuorana käyttää myös sidosryhmiltä pyydettyä luokittelua. Tällöin voi käyttää esimerkiksi asteikoita: “ehdoton” (= ei voida olla ilman) / “tarvitaan” ( = voidaan hetki olla ilman) / “olisi kiva” sekä  tarvitaan “heti” / “ehtii myöhemmin”.

 

“Kysy sidosryhmiltä” – ajattelu toimii myös uusien tekemisten osalta – jo ennen kuin ottaa uuden työn tehtävälistalle, kannattaa kysyä, kuinka tärkeä asia on ja kuinka nopeasti se pitäisi saada kuntoon, kaikkea ei tarvitse yrittää saada tehtyä heti 🙂

 

Lopuksi

Jotta näitä työkaluja voi käyttää, täytyy toki olla selvillä, mitä kaikki tekemiset vaativat priorisointia. Erityisesti silloin kun on kyse koko tiimin tekemisistä, kannattaa uhrata hieman aikaa sille, että listaa kaikki ne asiat, joiden parissa tiimiläisten aika kuluu.

 

On hyvä myös tarkistaa aika ajoin, mitä oletuksia itsellä, muilla tiimiläisillä sekä sidosryhmäläisillä priorisoinnista ja prioriteeteista ja varmistaa, että kaikki ymmärtävät ne samalla tavalla. Korkeaksikin priorisoitu tekeminen voi viedä aikaa, eikä välttämättä ole valmis “heti huomenna”. Prioriteetit voivat myös muuttua olosuhteiden muuttuessa, eli oli mitä tahansa priorisoinnin työkaluja käytetty, prioriteetteja on hyvä tarkastella aika ajoin – sekä muistaa kommunikoida niiden henkilöiden / tahojen kanssa, joihin priorisointi vaikuttaa.

 

Lisäksi, priorisoinnin äärelle on hyvä pysähtyä, ja mielellään tiimin ja / tai sidosryhmien kanssa, eli varata aikaa normaalin työarjen pyörittämiseltä laadukkaaseen ajatteluun.

 

Mikä priorisointityökalu sopii sinulle / tiimillesi parhaiten? Missä tilanteissa koet priorisoinnin erityisen haastavaksi? Entä helpoksi?