Merriam-Webster -sanakirja määrittää priorisoinnin näin: asioiden (projektit, tavoitteet) listaaminen tai arvottaminen prioriteettijärjestykseen. Mutta mikä sitten määrittää prioriteettijärjestyksen?
Kun etsii tietoja netin syövereistä priorisoinnista, moni tuloksista sisältää viittauksen Eisenhowerin matriisiin – nelikenttämalliin, jossa tekemiset jaotellaan niiden kiireyden ja tärkeyden perusteella. Loppupäätelmänä on usein se, että vaikka tärkeät asiat ovat, no, jo määritelmänkin mukaan tärkeitä, jäävät ne kiireellisten asioihin jalkoihin silloin, kun itse tekemiseen ryhdytään. Tähän on monia syitä, kiireelliset asiat ovat esimerkiksi usein niitä, joista saamme “kicksejä”, esimerkiksi nopea reagoiminen saapuneisiin viesteihin antaa meille aikaansaamisen tunnetta. Tärkeät asiat taas monesti vaativat sen, että pysähdymme ja keskitymme niiden edistämiseen – eli ne vaativat meiltä enemmän.
Lisäksi priorisointiin liittyvät artikkelit hyppäävät monta kertaa itse “suoraan asiaan”, eli tekemisen puolelle. Milloin suositellaan syömään se kuuluisa sammakko ensimmäiseksi, milloin blokkaamaan kalenterista aikaa niiden tärkeiden asioiden edistämiselle.
Ennen toimeen ryhtymistä olisi kuitenkin hyvä – erityisesti silloin kun tekemistä on paljon, eivätkä asioiden prioriteetit ole niin selkeitä – pysähtyä hetkeksi pohtimaan, mitkä asiat ohjaavat priorisointia, ja sitä kautta itse tekemistä.
Siispä – 8 näkökulmaa priorisoinnista:
1. Pysähdy
2. Päämäärä
3. Aikataulu
4. Systeemi
5. Roolit ja vastuut
6. Toimintatavat
7. Seuranta
8. Kommunikointi