Lokeroimalla apua suunnitteluun ja tekemiseen
Kun stressi ja kiire pukkaavat päälle, on liikaa tekemistä, etkä tiedä, mistä aloittaa:
Pysähdy – ja hengitä
Kun käymme ylikierroksilla, ja tehtävälistat kaatuvat päälle, hengitys muuttuu helposti pinnalliseksi, mikä taas ei auta kiireen tunnun ja stressin tainnuttamissa. Siksipä on hyvä koettaa muistaa pysähtyä – ja ihan vain hengittää hetki. Eli sama homma kuin sekavan tilanteen haltuun ottamisessa.
Listaa asiat / tekemiset
Kun pysähtyminen ja pieni syvään hengitystauko on rauhoittanut tilaamme, on aika listata kaikki ne asiat / tekemiset, jotka ovat mielessämme ja jotka aiheuttavat kaaosmaista oloa. Voit listata kaikki pienimmätkin asiat, tällöin ne eivät ole rasittamassa ajatteluasi, vaan paperilla – tai tietokoneella, puhelimella, padilla – ylhäällä.
Itse olen viimeisen päälle listaihminen, joten jo se, että saan koottua tarvittavat tekemiset samalle paperille sekä päästäni että työpöydälläni lojuvista lippulappusista antaa hallinnan tunteen.
Lokeroi asiat
Listalla olevat asiat / tekemiset voi sitten lokeroida, ryhmitellä, sen mukaan mikä sillä hetkellä tuntuu parhaalta. Lokeroiden ei tarvitse olla ”kiveen hakattuja”, vaan niitä voi muuttaa. Tärkeintä on tässä kohtaa, että saat sekalaisen setin kiireen tuntua ja stressiä aiheuttavia asioita ryhmiteltyä erillisiksi kokonaisuuksiksi, joita on helpompi tarkastella ja hallita.
Lokerointi voi olla esimerkiksi aihe- tai aikaperusteinen, ja joskus voi olla myös tarpeen tehdä useampi lokerointikierros. Eräällä start-up asiakkaallani oli työn alla myyntiprosessin ja siihen liittyvien materiaalien luominen. Ryhmittelimme ensin kaikki mahdolliset tekemiset perustuen myyntiprosessin steppeihin – mitä tarvittavia tekemisiä liittyy asiakkaan kontaktointiin, mitä tekemisiä sopimusten tekoon jne. Näin saimme myös tarkistettua, puuttuiko tekemislistoilta jotain olennaista. Koska tavoitteena oli saada aikaan realistinen suunnitelma tekemisten toteuttamiseksi, teimme myös toisen ryhmittelykierroksen. Tätä varten hahmottelimme ensin, millaisia vaiheita projektisuunnitelmassa pitäisi olla (esimerkiksi myyntimateriaalien valmistelu, asaikasrekisterin luominen jne.). Järjestelimme sitten tarvittavat tekemiset näiden projektin vaiheiden mukaan, jolloin meillä olikin käsissä jo hyvä pohja projektisuunnitelmalle.
Lokero kerrallaan, priorisoi ja järjestele
Kun asiat on ryhmitelty, lokeroitu, niitä on helpompi tarkastella, järjestellä ja priorisoida. Voit ottaa lokeron kerrallaan tarkastelun alle, ja käyttää parhaalta tuntuvaa priorisointitekniikkaa asioiden / tekemisten laittamisessa järjestykseen. Kannattaa myös tarkastella lokeroiden, kokonaisuuksien prioriteetteja toisiinsa nähden – voihan olla, että joku mielen päällä oleva tekeminen ei olekaan edes ajankohtainen juuri nyt. Priorisoinnista voit lukea lisää myös täältä.
Tee suunnitelma
Kun asiat listattu, lokeroitu ja priorisoitu sekä lokeroissa että lokeroiden välillä, voikin sitten tehdä suunnitelman siitä, missä kohtaa minkäkin lokeron asioita pitäisi työstää, mitä mahdollisia resursseja tarvitset ja kenen / keiden kanssa asioita olisi tarpeen edistää. Suunnitelmaa tehdessä tulee ottaa huomioon omat ja muiden ajan käytön realiteetit ja rajoitteet – monesti itse olen liian aikaoptimistinen, ja unohdan yhden alueen suunnitelmaa tehdessäni, että muillakin alueilla on samaan aikaan tekemistä…
Jotta seuraava vaihe on mahdollinen, kannattaa lähiajan – joillekin tämä on päivä, toisille viikko / viikkoja – suunnitelma viedä tehtävälistatasolle asti. Suunnittelun tasoista eri käyttötarkoituksiin voi lukea lisää täältä.
Aloita – pikku askelin
Tässä vaiheessa asiat & tekemiset ovat toivottavasti jäsentyneet, eivätkä aiheuta mieleen niin isoa kaaosta kuin ennen tätä harjoitusta, ja suunnitelma asioiden, tekemisten edistämiseksi lähiajalle on pilkottu riittävän pieniksi paloiksi. Mikäli kuitenkin tässä vaiheessa tekemisten paljon vielä ahdistaa, kannattaa palata kohtiin 3, 4 ja 5 ja koettaa palastella tekemiset riittävän pieniksi ja suunnitella sekä aikatauluttaa ne järkevästi.
Tekemisvaiheessa suunnitelmia ja pienien askelten tehtävälistoja on todennäköisesti tarpeen säätää ja päivittää; aikatauluihin tulee muutoksia, jokin homma vie enemmän aikaa kuin piti, tulee muita, prioriteetiltaan tärkeämpiä tekemisiä jne. Vaikka muutoksia tuleekin, niitä on helpompi tarkastella, kun aiempi kaaos on jäsennelty ja suunniteltu 🙂
Mikäli tekemisvaiheessa asiat eivät kuitenkaan edisty niin kuin olit ajatellut, on hyvä taas pysähtyä pohtimaan, miksi on näin:
– Ovatko tavoitteet / päämärät, joiden perusteella tekemisiä tehdään, olleet alun alkaen oikeat?
– Onko suunnitelma, mukaan lukien kalenteriaika ja henkilöiden käytettävissä oleva aika ollut riittävän realistinen?
– Ovatko tekemiset ja niiden prioriteetit & aikataulut linjassa muiden henkilöiden tekemisten kanssa?
– Onko tekemisille määritetty vastuuhenkilö(t)?
– Onko jokin tekeminen, jonka olet listannut tehtäväksi, vähemmän tärkeä, ja kuuluisi myöhempään ajankohtaan, jollekin muulle tehtäväksi?
– Puuttuuko prosesseja, toimintatapoja, jotka edistäisivät tekemisiä?
– Seurataanko tekemisiä ja niiden edistymistä järkevällä tavalla?
– Onko suunnitelluista tekemisistä kommunikoitu oikeille tahoille?
