Kommunikaatiosuunnitelma

Kommunikaatiosuunnitelma

Kommunikaatiosuunnitelma on erittäin tarpeellinen erityisesti projekteissa ja tulisikin aina ottaa projektisuunnitelmaan mukaan.

Mitä kommunikaatiosuunnitelman teossa kannattaa ottaa huomioon?

• Strategia: Miksi kommunikaatiosuunnitelma tehdään, mitä kommunikaatiolla halutaan saada aikaan?
• Tavoitteet: Mitkä ovat kommunikaation tavoitteet? Mistä tiedetään, että on onnistuttu?
• Budjetti: Onko kommunikaatioon käytettävissä budjettia, voidaanko käyttää ulkoisia resursseja?
• Resurssit, roolit & vastuut: Kuka vastaa kommunikaatiosta? Onko yksi henkilö vastuussa sisällöstä / viestistä ja toinen ”jakelusta”?
• Aikataulu: Onko (erityisesti projekteissa) tarpeen kommunikoida eri tavalla, eri ihmisille tekemisen eri vaiheissa? Mikä on kommunikaation aikataulu – kuinka usein kommunikoidaan?
• Sitouttamissuunnitelma sidosryhmittäin: Miten kommunikaatiota voidaan / tulee muokata eri sidosryhmille? Miten kommunikaatio pidetään relevanttina ja kiinnostavana eri sidosryhmille? Kannattaa katsoa myös mitä kuuluu sidosryhmäyhteistyösuunnitelmaan.
• Sisältö ja kanavat: Mitä kommunikoidaan? Mitkä ovat vakioasiat, jotka kommunikoidaan? Missä kanavissa kommunikoidaan?
• Seuranta: Miten kerätään mahdolliset kommentit ja palaute? Kuka vastaa niistä ja niiden dokumentoinnista? Miten kommentit & palaute otetaan huomioon? Miten kommunikaation tavoitteiden toteutumista ja aikataulua seurataan? Miten varmistetaan, että suunnitelmaa päivitetään tarvittaessa?

Kommunikaatiosuunnitelma – yksinkertainen sisältö

Yksinkertaisuudessa kommunikaatiosuunnitelma sisältää seuraavat asiat:

• Sidosryhmä, jolle kommunikoidaan (sidosryhmäanalyysi)
• Miten (missä ”kanavassa”) kommunikaatio tapahtuu (intra, sähköposti, kokous jne.)
• Kuinka usein kommunikoidaan
• Mikä on kommunikaation sisältö (onko statuspäivitys vai myös jotain muuta)
• Kuka vastaa kommunikoinnista

Jos haluat kommunikaatiosuunnitelmapohjan, ota yhteyttä!