Sidosryhmäyhteistyösuunnitelma

 

Kun projektinne / hankkeenne / tekemisenne sidosryhmät on tunnistettu ja luokiteltu, ja sidosryhmien tarpeet on selvitetty (tarkemmin näistä täällä), on aika laittaa kasaan sidosryhmäyhteistyösuunnitelma, jota voi kutsua myös buustatuksi kommunikaatiosuunnitelmaksi.

Suunnitelman avulla varmistetaan, että:

• Tiedämme, mitä sidosryhmät odottavat projektilta / hankkeelta / tekemiseltä
• Yhteistyö ja yhteydenpito on säännöllistä, ja tiedämme, kuka on yhteydessä, kuinka usein ja millä tavalla & sisällöllä
• Yhteistyö ja yhteydenpito on suunnitelmallista ja linjassa projektin / hankkeen / tekemisen edistymisen kanssa

Sidosryhmäyhteistyösuunnitelma sisältö:

Sidosryhmä ja nelikenttärooli

Sidosryhmän kuvaileva nimi sekä sen nelikenttärooli (pidä lähellä / pidä tyytyväisenä / pidä tietoisena / pidä silmällä).

Sidosryhmän tarpeet & huolet

Käykää lävitse sidosryhmien tarpeiden selvityksessä esiin tulleet tarpeet ja / tai huolet – mikä on kunkin tahon tärkein tarve? Entä suurin huoli? Ovatko tarpeet ja huolet erilaisia esimerkiksi projektin eri vaiheissa?

Miten tarpeet & huolet ”taklataan”

Mitä sidosryhmä tarvitsee, jotta he kokevat että heidän tarpeitaan & huoliaan on kuunneltu – millainen viesti, yhteistyö tarvitaan? Tuleeko viestin ja / tai yhteistyön tavan muuttua esimerkiksi projektin vaiheiden mukaan?

Millainen yhteydenpito

Miten sidosryhmien kanssa tehdään yhteistyötä – riittääkö joillekin tiedostus, ketä konsultoidaan, ketä mahdollisesti otetaan työhön mukaan? Miten yhteydenpito toteutetaan – mitä kanavia (sähköposti, pikaviestimet, kokoukset, keskustelut kahden kesken jne.) käytetään?

Tässä voi olla tarpeen myös priorisoida sidosryhmiä nelikenttäroolituksen lisäksi, mikäli sidosryhmiä on useita, esimerkiksi sen mukaan, mikä taho voi edistää projektia / hanketta / tekemistä eniten, tai mikäli on tiedossa, että joillakin sidosryhmillä on isompia huolia tai murheita, jotka on hyvä heti projektin / hankkeen / tekemisen alkuvaiheessa käsitellä heidän kanssaan.

Vähimmillään yhteydenpito on 1-suuntaista tiedottamista, tällöin viestin sisällön olisi hyvä olla yhdenmukainen joka kerta. Viestiin kannattaa tällöin sisällyttää seuraavat elementit:

• Mistä projektissa / hankkeessa / tekemisessä olikaan kyse
• Projektin / hankkeen / tekemisen tavoitteet ja aikataulu
• Mitä tekemisiä on tehty, mitä työn alla ja mitä suunnitteilla
• Mitä tuloksia / tuotoksia on saatu aikaan
• Mikäli on tehty isompia päätöksiä, niiden perusteet ja itse päätökset
• Tieto siitä, miksi vastaanottaja saa ko. viestin, ja mihin olla yhteydessä, mikäli ei halua viestejä enää tai haluaa liittää jonkun toisen henkilön mukaan vastaanottajaksi

Kuinka usein

Kuinka usein sidosryhmiin ollaan yhteydessä? Ollaanko yhteydessä joka tapauksessa esimerkiksi kuukausittain, vai perustuuko yhteydenpito tekemisen eri vaiheisiin?

Kenen toimesta

Kenen toimesta yhteydenpito toteutetaan – kuka on yhteydessä mihinkin sidosryhmään, keiden rooleihin yhteydenpito kuuluu? Jos sidosryhmiin ollaan yhteydessä useamman henkilön toimesta, miten varmistetaan viestin sisällön yhdenmukaisuus? Kuka seuraa ja päivittää viestien sisältöä?

Tavoite

Mikä on yhteydenpidon tavoite – miksi sidosryhmään ollaan yhteydessä? Mistä tiedetään, että yhteydenpito / yhteistyö on onnistunut?

Seuranta ja suunnitelman päivitys

Miten yhteydenpitoa seurataan? Miten kommentit ja palaute kerätään ja käsitellään, myös hiljaiset signaalit?

Miten suunnitelmaa päivitetään? Sidosryhmät voivat muuttua, ja / tai heidän kiinnostuksensa projektin / hankkeen / tekemisen suhteen voi muuttua, joten suunnitelma kannattaa tarkistaa ja tarvittaessa päivittää säännöllisesti, lisäksi voi olla tarpeen päivittää ja / tai tehdä oma yhteistyösuunnitelma eri vaiheille.

Kuten muutkin työkalut, tämäkin kannattaa tehdä yhteistyössä muiden – tiimin, kollegoiden ja sidosryhmien edustajien kanssa. Lisäksi kannattaa varmistaa, että suunnitelma on käyty lävitse projektissa / hankkeessa / tekemisessä mukana olevien kanssa ja että kaikki mukana olevat muistavat suunnitelman olemassa olon, ettei suunnitelma vain jää pienen piirin pöytälaatikkoharjoitukseksi 😊.

Mikäli tarvitset / tarvitsette apuja sidosryhmäyhteistyösuunnitelman tekemiseen, ole yhteydessä!